Nell’ambito della Legge n. 207/2024 (Finanziaria 2025), al fine di rendere maggiormente integrati il processo di certificazione fiscale (memorizzazione / invio dei corrispettivi all’Agenzia delle Entrate) e quello di pagamento elettronico, con l’intento di far emergere l’eventuale incoerenza tra incassi e documenti commerciali emessi, ha previsto l’obbligo di procedere all’integrazione tecnica e funzionale tra i registratori telematici (RT) e i dispositivi di accettazione dei pagamenti elettronici (POS fisici e soluzioni digitali).

Con il Provvedimento 31.10.2025, l’Agenzia delle Entrate ha definito le modalità operative per il “collegamento” dei terminali POS / altri strumenti di pagamento elettronico ai RT, scegliendo, in luogo di un collegamento fisico, un collegamento / abbinamento “logico” dei predetti strumenti.

Il collegamento / abbinamento “logico” RT-POS:

·      va effettuato tramite la funzionalità web disponibile nel portale “Fatture e Corrispettivi”;

·      dovrà essere effettuato:

-   entro 45 giorni dalla disponibilità della predetta procedura per i POS già in uso all’1.1.2026 / utilizzati dall’1.1 al 31.1.2026;

-   entro l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’attivazione per i POS attivati dall’1.2.2026.

Premesso che:

·      la certificazione dei corrispettivi può essere effettuata tramite un registratore telematico (RT) ovvero utilizzando la procedura web “Documento Commerciale on line”;

·      devono essere collegati non solo gli strumenti di pagamento elettronico hardware (dispositivo fisico) ma anche quelli software (piattaforme online, APP e analoghe) mediante i quali l’esercente incassa elettronicamente i corrispettivi;

il pagamento dei corrispettivi in modalità elettronica richiede la sottoscrizione da parte dell’esercente con uno / più operatori finanziari (c.d. “Acquirer”) di un contratto di convenzionamento per l’accettazione degli incassi, con carte di credito / debito / prepagate o altri strumenti di pagamento tracciabile.

L’abbinamento in esame consiste nell’associare la matricola del RT all’identificativo univoco del POS tramite la specifica funzione “Gestione collegamenti” disponibile nel portale “Fatture e Corrispettivi”. In caso di utilizzo di server RT ai quali sono collegati più punti cassa, è necessario abbinare i POS utilizzati nei punti cassa alle matricole dei soli server RT.

Merita evidenziare che:

·      l’identificativo univoco dei POS di tipo fisico consiste nella combinazione della matricola del POS (c.d. “terminal id”), del codice fiscale e della denominazione dell’Acquirer con il quale l’esercente ha stipulato il contratto di convenzionamento;

·      in presenza di 2 contratti di convenzionamento con Acquirer diversi (ad esempio, uno per l’accettazione di pagamenti di tipo “bancomat”, l’altro per quelli con carte di credito) e utilizzo di un unico POS, vanno registrati 2 collegamenti al RT indicando, per ciascun contratto di convenzionamento, il terminal id e il codice fiscale e denominazione dell’Acquirer.

·      l’identificativo univoco dei POS di tipo virtuale consiste nel solo codice fiscale e denominazione dell’Acquirer con il quale l’esercente ha stipulato il contratto di convenzionamento;

·      il collegamento può essere multiplo, ossia un singolo POS (fisico / virtuale) può essere collegato a più RT o, viceversa, più POS possono essere collegati a un singolo RT;

·      per ogni collegamento RT-POS, va specificato l’indirizzo dell’unità locale presso la quale sono utilizzati tali strumenti (tale informazione non è richiesta per le attività in forma ambulante);

·      nella procedura web “Gestione collegamenti”, sono riportati gli elenchi delle matricole degli RT e i dati dei POS che risultano attivi nel mese di riferimento sulla base delle informazioni trasmesse all’Agenzia dagli operatori finanziari.

In pratica, gli step per completare ciascun collegamento, possono essere così sintetizzati:

·      selezionare l’RT che si intende collegare, dall’elenco delle matricole degli RT che risultano attivi nel mese di riferimento;

·      selezionare il POS che si intende collegare al RT scelto;

·      indicare l’indirizzo dell’unità locale presso la quale il RT e il POS sono utilizzati.

Nel caso in cui la procedura web:

·      non riporti i dati di un POS di cui l’esercente è titolare, gli stessi vanno inseriti manualmente;

·      riporti i dati di un POS di cui l’esercente non è titolare / è stato dismesso, va dichiarata la non titolarità o il termine del suo utilizzo tramite le apposite funzionalità.

Per i POS attivati dall’1.2.2026 la comunicazione degli abbinamenti va effettuata dal sesto all’ultimo giorno del secondo mese successivo all’attivazione. Così, ad esempio, per un POS attivato il 19.3.2026 l’abbinamento con l’RT va comunicato dal 6.5 al 31.5.2026.

Variazioni successive

I dati relativi ai collegamenti devono essere aggiornati in presenza di successive variazioni, ossia in caso di, ad esempio:

·      collegamento di un POS già in uso ad un altro RT già in uso;

·      attivazione di un nuovo RT collegato a uno / più POS già in uso;

·      attivazione di un nuovo POS collegato a uno / più RT già in uso;

·      dismissione di un POS / RT.

Non sono interessati dalle nuove disposizioni i corrispettivi:

·      certificati mediante distributori automatici (c.d. “vending machine”);

·      relativi alla cessione di carburante;

·      relativi alle operazioni di ricarica dei veicoli elettrici;

·      esonerati dall’obbligo di memorizzazione / invio telematico all’Agenzia delle Entrate (ad esempio, vendita di tabacchi e generi di monopolio, vendite a distanza, ecc.);

anche se incassati con pagamento elettronico.

Nel caso in cui l’esercente:

·         svolga sia attività con obbligo di certificazione dei corrispettivi con il RT sia attività esonerate, se utilizza lo stesso POS per l’incasso di entrambi i tipi di corrispettivi va registrato il collegamento;

·         utilizzi un POS dedicato esclusivamente all’incasso dei corrispettivi esonerati dalla certificazione mediante documento commerciale, non è tenuto a collegarlo e può essere dichiarato in procedura web il suo utilizzo esclusivo per tali operazioni;

·         scelga di dichiarare l’uso esclusivo di un POS a fronte di operazioni esonerate, quel POS non potrà essere utilizzato, neanche saltuariamente, per l’incasso elettronico di operazioni certificate con emissione del documento commerciale;

·         scelga di emettere il documento commerciale anche per i corrispettivi esonerati (identificati con il codice “N2 - operazioni non soggette”), i POS utilizzati per l’incasso elettronico devono essere collegati.

L’obbligo di comunicare l’abbinamento RT-POS interessa anche i soggetti che per l’emissione del documento commerciale utilizzano la procedura web “Documento Commerciale on line”. Nell’ambito della citata procedura web è disponibile un’apposita funzionalità per registrare il collegamento del dato identificativo univoco dei POS utilizzati.